Cómo calcular la tarifa de mano de obra cargada de la forma correcta

Uno de los errores más comunes y costosos que cometen los contratistas es usar el salario por hora bruto como su costo de mano de obra. Si le pagas a un técnico $28 por hora y usas $28 como tu costo de mano de obra al cotizar un trabajo, estás sangrando dinero y probablemente ni te das cuenta. El costo real de poner a ese técnico en un trabajo es mucho más alto que su tarifa por hora. Ese costo real se llama tarifa de mano de obra cargada, y calcularlo correctamente es la base de una cotización rentable.

Qué significa tarifa de mano de obra cargada

La tarifa de mano de obra cargada es el costo total de emplear a alguien, dividido entre las horas que realmente pasa produciendo trabajo facturable. Incluye los salarios, pero también los impuestos sobre la nómina, los seguros, los costos de vehículos, las herramientas, los uniformes, la capacitación, las prestaciones y todo el tiempo que el técnico está en reloj pero no produciendo ingresos.

La mayoría de los contratistas que calculan honestamente la tarifa de mano de obra cargada por primera vez quedan impactados. Un técnico que cuesta $28 por hora en salarios frecuentemente tiene un costo cargado real de $55 a $72 por hora. Esa es una diferencia enorme, y cotizar sin tenerla en cuenta es como los talleres terminan trabajando duro y quebrando.

Los componentes que probablemente estás olvidando

Esto es lo que entra en una tarifa real de mano de obra cargada. El salario base es el punto de partida. Luego agregas el lado del empleador de los impuestos sobre la nómina, que es alrededor del 7.65 por ciento para FICA más otro 1 a 3 por ciento para desempleo, dependiendo de tu estado. Luego la compensación laboral, que varía enormemente por oficio. La compensación laboral de HVAC puede manejar del 4 al 7 por ciento de los salarios. La compensación laboral de techado puede manejar del 20 al 40 por ciento. Luego el seguro de responsabilidad general asignado a la mano de obra, el seguro de salud si lo ofreces, la contribución al retiro si la ofreces, uniformes, botas, bono de teléfono, tiempo de capacitación y tiempo libre pagado.

Luego está el vehículo. Si tu técnico maneja un camión de la empresa, el costo totalmente cargado de ese camión, incluyendo el pago, el seguro, el combustible, el mantenimiento y la depreciación, necesita ser asignado a su mano de obra. Una van de servicio de $48,000 que corre $18,000 al año en costos totales agrega de $8 a $12 por hora a la tarifa cargada de ese técnico dependiendo de cuántas horas facturables genere.

La realidad de las horas facturables

Aquí viene la parte que realmente cambia las matemáticas. Un técnico está en reloj 2,080 horas al año si trabaja tiempo completo. Pero no genera 2,080 horas facturables. Nadie lo hace. Entre tiempo de manejo, tiempo de taller, papeleo, capacitación, espera por partes, vacaciones, días por enfermedad y días lentos, un técnico de servicio típico genera de 1,300 a 1,550 horas facturables al año. Algunos talleres llegan a 1,700 pero eso es raro. Los técnicos de instalación pueden llegar a 1,800 en buenas cuadrillas.

Entonces cuando divides el costo total entre las horas facturables, el número crece rápido. Un técnico que cuesta $80,000 al año totalmente cargado pero solo genera 1,400 horas facturables tiene una tarifa cargada de $57 por hora facturable. Si ese mismo técnico solo genera 1,200 horas facturables porque el despacho es ineficiente, su tarifa cargada sube a $67 por hora facturable. La eficiencia impulsa directamente el costo de mano de obra.

Un cálculo real

Déjame recorrer un ejemplo real. Un taller de plomería en Austin le paga a un técnico de servicio $32 por hora. Trabaja 2,080 horas al año así que su costo de salario base es $66,560. Los impuestos de nómina del empleador agregan alrededor de $5,660. La compensación laboral al 5 por ciento agrega $3,328. El seguro de salud le cuesta a la empresa $6,800 al año. Uniformes, botas y teléfono corren en $1,400. La capacitación y las juntas corren alrededor de $1,200. Una asignación de vehículo de $11,500 para la van. El tiempo libre pagado ya está capturado en la línea de salario.

El costo total totalmente cargado es $96,448. Ahora divide entre las horas facturables reales. Este técnico es uno de los mejores y genera 1,520 horas facturables al año. La tarifa cargada sale a $63.45 por hora facturable. No $32. No $40. Sesenta y tres dólares con cuarenta y cinco centavos.

Si ese taller hubiera estado cotizando trabajos usando una suposición de $42 por hora de costo de mano de obra, estaban subcontando por $21 por hora facturable. A lo largo de 1,520 horas al año son $31,920 de costo real que no se estaba capturando en su cotización. Por cada técnico en la cuadrilla, son otros $30,000 a $40,000 de fuga de margen.

Por qué esto importa para la cotización

Cuando conoces tu tarifa cargada real, puedes construir un modelo de cotización que proteja el margen. Una buena regla general es cotizar la mano de obra a 2.5 a 3.5 veces el costo cargado para cubrir los gastos fijos y generar ganancia. Así que si tu tarifa cargada es $63, deberías estar facturando la mano de obra a $160 a $220 por hora, dependiendo de tu estructura de gastos fijos y tu ganancia objetivo.

Eso suena como mucho, pero es como sobreviven los talleres rentables. Los contratistas que cobran $95 por hora porque "eso es lo que el mercado soporta" son los que no pueden entender por qué siempre están quebrados. El mercado soporta más de lo que crees si empaquetas el trabajo correctamente a través de cotización a tarifa plana y venta basada en opciones. El número por hora es solo un piso, no un techo.

La tarifa plana traduce la carga en ganancia

La mayoría de los talleres de servicio exitosos en realidad no cotizan por hora de todos modos. Usan cotización a tarifa plana de un libro de precios, que abstrae las matemáticas por hora lejos del cliente. Pero la tarifa cargada sigue siendo lo que construye el libro de precios. Cada tarea en el libro de precios debería tener un precio basado en el tiempo esperado multiplicado por el costo cargado multiplicado por el multiplicador de margen. Sin una tarifa cargada real, el libro de precios es adivinar.

Actualizar el número

La tarifa de mano de obra cargada no es algo que calculas una vez y te olvidas. Necesita refrescarse al menos una vez al año, e idealmente después de cualquier cambio importante en salarios, seguros o tarifas de compensación laboral. La mayoría de los contratistas deberían hacerlo cada enero como parte de su planeación anual. Si subes los salarios 6 por ciento a mitad de año, necesitas reconstruir la tarifa cargada y actualizar tu libro de precios según eso.

La trampa del descuento del aprendiz

Una trampa más que evitar. Los contratistas frecuentemente asumen que su aprendiz o ayudante tiene una tarifa cargada mucho más baja porque el salario base es más bajo. Las matemáticas usualmente están más cercanas de lo que piensas. El aprendiz todavía tiene impuestos de nómina, compensación laboral, seguros, uniformes y asignación de vehículo. Y el aprendiz genera menos horas facturables porque frecuentemente está aprendiendo y no es totalmente productivo. Un ayudante que cuesta $18 por hora en salarios todavía puede tener una tarifa cargada de $42 a $48 por hora facturable. No los $22 que podrías esperar.

Cómo usar este número

Una vez que tienes el número, tres cosas cambian. Primero, tu libro de precios se reconstruye alrededor de costos reales. Segundo, empiezas a evaluar trabajos basándote en ganancia bruta por hora facturable, no en ingresos totales. Un trabajo de $1,200 que toma 10 horas facturables es $120 por hora de ingresos, y después de que se quita la mano de obra cargada, puedes tener menos de $60 por hora de contribución hacia los gastos fijos y la ganancia. Eso puede o no ser un buen trabajo. Tercero, empiezas a obsesionarte con la proporción de horas facturables porque cada punto de eficiencia mejora directamente tu tarifa cargada.

Juntando todo

La tarifa de mano de obra cargada es el número más importante en tu modelo de cotización y es el que la mayoría de los contratistas tienen mal. Calcúlalo honestamente, actualízalo anualmente y construye cada precio sobre él. Los talleres que hacen esto consistentemente son los que sobreviven las recesiones y crecen durante los auges.

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