Clockwork + Dropbox

Por qué importa

Las fotos y los documentos son la fuente más grande de prevención de disputas en servicios en campo. El negocio con fotos de antes y después de un techo, órdenes de cambio firmadas y un permiso en archivo gana cada pleito que termina en un tribunal de causas menores o con el Better Business Bureau. Pero la mayoría de los negocios acaban con fotos regadas entre tres o cuatro teléfonos de técnicos, permisos en un archivero y autorizaciones firmadas en un hilo de correo cualquiera. Cuando una disputa llega 6 meses después, encontrar el archivo correcto toma de 45 minutos a 2 horas, y a veces el archivo se perdió por completo. Un documento faltante en una sola disputa de $8,000 le puede costar al negocio todo el trabajo. Al subir automáticamente a Dropbox con una estructura de carpetas limpia, cada archivo se puede buscar y tiene respaldo para siempre. Los negocios que prenden esto reportan que encuentran cualquier archivo de cualquier trabajo en menos de 30 segundos, y esa velocidad por sí sola ahorra alrededor de 5 horas a la semana para la gerente de oficina, que valen como $13,000 al año. Y como el marketplace de integraciones es gratis para conectar, solo pagas el almacenamiento de Dropbox, nada a Clockwork.

Cómo configurarlo

1. 1

   Conecta tu cuenta de Dropbox

   Desde Configuración, Integraciones, Dropbox, haz clic en Conectar. Entra con la cuenta de Dropbox donde deben vivir los archivos. La mayoría de los negocios usa una cuenta de Dropbox Business para que los archivos sean de la empresa y no de un solo empleado.

2. 2

   Escoge tu carpeta raíz

   Escoge la carpeta de nivel superior donde Clockwork debe escribir. Muchos negocios crean una carpeta dedicada /Clockwork Trabajos para mantener las cosas aisladas de otros archivos del negocio. Siempre puedes mover la carpeta raíz después sin romper las ligas existentes.

3. 3

   Configura el patrón de nombres de carpeta

   Escoge cómo se deben nombrar las subcarpetas. El valor por defecto es /Clientes/{Apellido, Nombre}/{AAAA-MM-DD} {Tipo de Trabajo}/ que funciona para la mayoría de los negocios residenciales. Los negocios comerciales muchas veces se cambian a un patrón basado en ubicación u orden de compra.

4. 4

   Corre el llenado histórico

   Clockwork puede opcionalmente empujar todos los archivos existentes de los trabajos a Dropbox en el fondo. Para un negocio con años de historial esto puede tomar unas horas, pero corre en el fondo para que tu equipo pueda seguir trabajando mientras se pone al día.

5. 5

   Verifica con un trabajo en vivo

   Cierra un trabajo de prueba con un par de fotos adjuntas y mira cómo aparece la carpeta en Dropbox con los archivos en su lugar. Una vez que la vuelta esté limpia, prende la subida automática completa para todos los trabajos futuros.

Qué puedes hacer con esto

• ✓Un técnico de techos toma 40 fotos de antes, durante y después de un trabajo de daño por tormenta y cada una aterriza en Dropbox organizada por nombre del cliente antes de salir de la entrada.
• ✓Un cliente disputa una instalación de calentador de agua 4 meses después y el dueño saca la autorización firmada, el permiso y las fotos de la instalación de Dropbox en menos de un minuto para cerrar la queja.
• ✓Una gerente de oficina suelta un PDF de permiso sellado en la carpeta de Dropbox del trabajo y aparece en la camioneta del técnico en la app de Clockwork ese mismo minuto.
• ✓La aseguradora de un contratista pide documentación para un reclamo y el dueño comparte una sola liga de Dropbox con cada archivo de ese trabajo y cliente.
• ✓Un negocio archiva todos los trabajos de 2024 a almacenamiento frío en Dropbox manteniendo los de 2025 y 2026 calientes, todo sin mover nada a mano.

Preguntas frecuentes