Clockwork + Google Sheets

Por qué importa

Cada negocio tiene al menos una persona que vive en hojas de cálculo. Ya sea el dueño corriendo reportes semanales de KPI, el contador preparándose para el contador público, o el gerente de operaciones rastreando el uso de los técnicos, la petición siempre es la misma: necesito estos datos en una hoja de cálculo para poder cortarlos a mi manera. La mayoría de los negocios resuelve esto con exportaciones manuales de CSV que toman de 20 a 40 minutos cada una y ya están fuera de fecha en el momento que aterrizan en la bandeja de entrada. A lo largo de un año, una sola persona corriendo 3 exportaciones manuales a la semana pierde alrededor de 100 horas, que valen $5,000 a una tarifa de $50 la hora. Multiplícalo por el gerente de operaciones, el contador y el contador público, y la mayoría de los negocios está quemando $15,000 o más al año en exportaciones que una hoja en vivo podría reemplazar. Más allá del tiempo, las hojas en vivo destraban mejores decisiones porque los datos siempre están al día. Los dueños que rastrean la tasa de cierre semanal, ticket promedio e ingresos por técnico en una Google Sheet en vivo detectan problemas en días en vez de meses. Y como el marketplace de integraciones de Clockwork es gratis para conectar, obtienes todo esto sin otra suscripción, y Google Sheets en sí es gratis.

Cómo configurarlo

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   Conecta tu cuenta de Google

   Desde Configuración, Integraciones, Google Sheets, haz clic en Conectar. Entra con la cuenta de Google que debe ser dueña de las hojas sincronizadas y aprueba los permisos de lectura y escritura de Sheets. La mayoría de los negocios usa la cuenta del dueño o del gerente de operaciones para esto.

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   Crea o escoge una hoja destino

   Deja que Clockwork te cree una hoja nueva o escoge una existente. Si eres nuevo en esto, deja que Clockwork te cree una hoja inicial con pestañas prearmadas para trabajos, facturas, clientes y pagos para que tengas una plantilla funcionando desde el primer día.

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   Configura el mapeo de columnas

   Escoge cuáles campos de Clockwork van a cuáles columnas. Puedes incluir campos personalizados, métricas calculadas como ingresos por trabajo, e incluso datos ya unidos como el nombre del técnico y el nombre del cliente en la misma fila. Toma unos 10 minutos afinarlo.

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   Define el horario de sync

   Escoge cada cuánto debe refrescarse la hoja: cada 15 minutos, por hora, diario o bajo demanda. La mayoría de los negocios usa por hora para hojas operativas y diario para hojas de KPI a nivel dueño, lo cual evita que Google Sheets pegue con los límites de tasa.

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   Arma tus dinámicas y gráficas

   Una vez que los datos empiecen a fluir, usa las tablas dinámicas y gráficas de Google Sheets para armar las vistas que de verdad quieres. Como los datos de abajo se siguen actualizando, tus dinámicas y gráficas se quedan al día para siempre sin refrescar a mano.

Qué puedes hacer con esto

• ✓Un dueño corre una dinámica semanal de ingresos por técnico en Google Sheets que se auto-actualiza cada mañana, así la junta del lunes empieza con números reales en vez de viejos.
• ✓Un contador arma una lista de cierre mensual en Google Sheets que jala de la pestaña sincronizada de facturas y va palomeando cada factura mientras se concilia en Xero.
• ✓Un gerente de operaciones rastrea el tamaño promedio del ticket por categoría de servicio en una gráfica en vivo que se refresca por hora y detecta problemas de precio en un día.
• ✓Un contador público recibe acceso de solo lectura a una Google Sheet dedicada con las columnas y pestañas exactas que necesita para el reporte trimestral, y nunca más le pide al dueño una exportación de CSV.
• ✓Un programa de aprendices rastrea horas de entrenamiento por técnico en una hoja a la medida que jala datos de trabajos y tiempo de Clockwork, sin captura manual.

Preguntas frecuentes