Clockwork + QuickBooks Desktop

Por qué importa

Muchos negocios de oficios todavía corren QuickBooks Desktop porque maneja inventario, costeo de trabajos y reportes a la medida de una manera que la versión en línea no puede igualar. El problema es que la mayoría de los sistemas de servicios en campo abandonaron a los usuarios de Desktop, dejando al dueño atrapado con órdenes de trabajo impresas, captura manual de facturas y un contador que quema de 8 a 12 horas a la semana escribiendo datos de trabajos en QuickBooks. A $50 la hora de costo administrativo, eso son $20,800 a $31,200 al año que se van directo a teclazos. Peor aún, la captura manual crea errores que aparecen meses después durante la declaración de impuestos, forzando una limpieza cara con tu contador público. Con la integración de Desktop de Clockwork, los trabajos que cierras en el campo se sincronizan automáticamente y el trabajo de tu contador cambia de capturar a revisar. Los negocios que hacen el cambio normalmente recortan las horas de contabilidad en un 70 por ciento y cierran sus libros de 5 a 7 días más rápido cada mes. Y como el marketplace de integraciones de Clockwork es gratis para conectar, obtienes el sync sin una cuota por integración, lo cual importa aún más cuando ya estás pagando las licencias de Desktop y un contador.

Cómo configurarlo

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   Instala el Web Connector de Clockwork

   Desde tu página de integraciones de Clockwork, descarga el archivo de configuración del QuickBooks Web Connector. Ábrelo en la computadora donde vive el archivo de tu empresa en QuickBooks Desktop. Esta es una herramienta estándar de Intuit, así que la mayoría de los contadores ya la tienen instalada.

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   Da acceso dentro de QuickBooks

   Abre el archivo de tu empresa en modo un solo usuario, aprueba la aplicación de Clockwork cuando te lo pida y escoge Sí, siempre permitir acceso. Esto solo pasa una vez. Después de eso, el Web Connector puede correr en el fondo cuando QuickBooks esté abierto.

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   Mapea cuentas, ítems y clases

   En el tablero de Clockwork, empareja tus categorías de servicio con los ítems en tu lista de QuickBooks. Si usas clases para rastrear camionetas, cuadrillas o líneas de servicio, mapéalas también. Clockwork mantiene tu estructura actual en vez de forzarte a una nueva.

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   Define tu horario de sync

   Escoge cada cuánto debe el Web Connector jalar y empujar datos. La mayoría de los negocios lo corren cada 30 minutos en horas de negocio y una vez en la noche. También puedes activar un sync manual cuando el contador quiera jalar datos frescos antes de correr reportes.

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   Verifica con una factura de prueba

   Cierra un trabajo de prueba en Clockwork y espera al siguiente ciclo de sync. Confirma que la factura aparece en QuickBooks Desktop con el cliente, ítems y clase correctos. Una vez que una vuelta completa esté limpia, activa el sync completo y deja que el Web Connector corra.

Qué puedes hacer con esto

• ✓Un negocio eléctrico con cinco camionetas mantiene su lista a la medida de QuickBooks Desktop con 400 SKUs y Clockwork mapea cada factura del campo al ítem correcto sin que el contador mueva un dedo.
• ✓Una empresa de aire acondicionado usa clases de QuickBooks para rastrear la rentabilidad de cada camioneta y Clockwork etiqueta cada factura sincronizada con la clase correcta automáticamente.
• ✓La contadora de un negocio de plomería corre un sync por la mañana antes de su café y ve cada trabajo cerrado el día anterior ya sentado en QuickBooks, listo para conciliar.
• ✓Un contratista en QuickBooks Enterprise usa inventario avanzado mientras Clockwork maneja el despacho, y las partes usadas en cada trabajo regresan como venta de ítem sin doble captura.
• ✓El dueño de un negocio corre un reporte semanal de rentabilidad por trabajo directo desde QuickBooks Desktop porque cada factura sincronizada trae el nombre y la clase correctos del trabajo.

Preguntas frecuentes