Clockwork + QuickBooks Online

Por qué importa

La mayoría de los negocios de servicios en campo pierden entre seis y diez horas a la semana por capturar lo mismo en dos lados entre su sistema de trabajos y su software de contabilidad. A $50 la hora de costo administrativo, eso son aproximadamente $15,600 a $26,000 al año tirados a la basura copiando facturas, persiguiendo pagos faltantes y limpiando registros de clientes que no coinciden. Más allá del costo de la mano de obra, libros atrasados significan cobros atrasados. Los negocios que sincronizan a QuickBooks Online en tiempo real reportan que cobran en promedio 7 días más rápido porque la factura llega a la bandeja de entrada del cliente antes de que la camioneta salga de la entrada. Facturar más rápido también significa cierre de mes más limpio, costeo de trabajos exacto y menos sorpresas cuando llegan los impuestos. Para los dueños que quieren saber exactamente cuánto está ganando cada cuadrilla, cada camioneta y cada línea de servicio, la sincronización en tiempo real convierte a QuickBooks de un espejo retrovisor a un tablero en vivo. Y como el marketplace de integraciones de Clockwork es gratis para conectar, obtienes todo esto sin pagar un recargo por integración que se coma los ahorros.

Cómo configurarlo

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   Abre el marketplace de integraciones

   Desde tu tablero de Clockwork, haz clic en Configuración y luego en Integraciones. Busca QuickBooks Online en la categoría de Contabilidad y haz clic en Conectar. El marketplace es gratis para conectar, así que no te preocupes por cuotas por integración antes de empezar.

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   Autoriza con Intuit

   Te va a redirigir al inicio de sesión seguro de Intuit. Entra con la cuenta de QuickBooks Online que es dueña del archivo de tu empresa y aprueba los permisos que pide. Clockwork solo pide los permisos que necesita para leer y escribir clientes, facturas, ítems y pagos.

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   Mapea tu catálogo de cuentas

   Elige cuáles cuentas de ingresos de QuickBooks deben recibir mano de obra, partes, cargos de viaje e impuestos. Clockwork te sugiere los valores por defecto con base en tus ítems actuales, pero tú puedes cambiar cualquier mapeo. Este paso normalmente te toma unos cinco minutos para un negocio de oficios típico.

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   Escoge la dirección y frecuencia del sync

   Decide si los clientes se sincronizan en una sola dirección o en las dos, y si las facturas se envían al instante cuando cierras el trabajo o en lote al final del día. La mayoría de los negocios escoge sync instantáneo de facturas y sync de dos vías para clientes, así el campo y la oficina siempre coinciden.

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   Corre un trabajo de prueba y concilia

   Crea una factura de prueba pequeña en Clockwork, cierra el trabajo y ve cómo aparece en QuickBooks en segundos. Márcala como pagada desde el campo y confirma que el pago regresa. Una vez que una vuelta completa funcione limpia, activa el llenado histórico si quieres sincronizar trabajos pasados.

Qué puedes hacer con esto

• ✓Un técnico de aire acondicionado cierra un cambio de compresor de $1,840 desde la camioneta y la factura aterriza en QuickBooks Online en menos de 30 segundos, lista para que el contador la concilie a la mañana siguiente.
• ✓El dueño de un negocio de plomería saca un reporte de costeo en QuickBooks y ve horas reales de mano de obra, costo de partes y margen bruto de cada trabajo cerrado esa semana sin exportar una sola hoja de cálculo.
• ✓Un cliente nuevo que el recepcionista virtual agendó a las 2 a.m. aparece en QuickBooks Online como contacto antes de que el despachador asigne la ruta de la mañana.
• ✓Un reembolso que se emite en QuickBooks por una visita de garantía actualiza automáticamente el trabajo original en Clockwork para que los números de desempeño del técnico se mantengan correctos.
• ✓Una empresa de techos corre reportes mensuales de impuesto sobre ventas directo desde QuickBooks porque cada factura de Clockwork ya trae el código de impuesto correcto de la jurisdicción.

Preguntas frecuentes